Transcribe Group

Home | Questions | Volunteers | Help | Rules | Links

Help


To save your scans in our group, you have to be registered with Yahoo http://groups.yahoo.com and be a member of the Yahoo Transcribe Group.

After registration has been approved, sign in with your username and password.

Before posting any scanned document, please be sure that the handwriting is clearly legible by using the contrast/brightness or other tools in your photo editing software. A set of instructions for this process can be found at "Simple Rules for Successfully Requesting Assistance".

You may save one image (only JPEG files are accepted. Please don't use the BMP file format) from your scan (limitation approx. 500,000 bytes) in your own folder (you have to create a folder) on the file page found at http://groups.yahoo.com/group/transcribe/files/ for the Transcribe Group.

After work on your request is completed by the volunteers, please remember to delete images from your folder. Attachments to our group are not allowed.

Questions and Answers

How to save files and announce it to our list members?

Once you've signed on with your user name and password, you can go to the page for files. Create a folder on the file page. Next, scan your documents into a program such as IrfanView so you can crop and, possibly, adjust the contrast or brightness to ensure that only the portion of the page you wish to have transcribed is visible and readable.

Once you have your cropped and edited image saved to your desktop as a JPEG file (please don't any other file format) or designated file space on your computer, open your folder. Once it's opened, click on "Add File", then "Browse". That will pull up the section of your computer where your document was saved. Locate the specific scan you're seeking, then open that. It will transfer the file name to the top block. Rename the file as you wish it identified on the mail list. Then, click on "Upload File" and the image will be saved in your folder. At that point, return to the message portion of the list to post a message stating your needs. We ask that members provide any known details for the record, such as names, dates, places and type of event. Sometimes others have hints for specific areas in which they are experienced; the more information they have, the more effective they can be.

Once a document has been completely transcribed (sometimes it is a two-step process if the volunteer isn't comfortable with his English abilities) and/or translated, it is necessary to go back to your file and delete the scan. At that point, another scan can be posted to your folder. We ask that only one scan at a time be posted because of space limitations; the more members posting their scans, the more critical that is. Above all, it is our desire to provide the best service possible so that family research can move backward in time!


Why is no attachment allowed?

The possibility of virus contamination is the main reason attachments aren't allowed on our lists. A secondary reason would be that not every member will be looking at every record. We feel the list is configured to best serve the needs of all volunteers and members without challenging the resources allowed us by Yahoo Groups.


Why should I use a JPEG file instead a BMP, TIFF, WordDoc or other file type?

Saving your images as a JPEG can reduce the size of your file drastically. The space dedicated for saving files is restricted. Therefore, the space for each member is also restricted to make it possible for other members to save their files. Also, we cannot guarantee that all members can open all file types. An image saved as a JPEG will certainly be selected more quickly than any other file type.


I am ready to upload the scanned document, but my scanner will not let me choose JPEG format, it keeps saving it as BMP . What else can I do?

If you don't have a graphic program to convert (save in another format) your scan you can download a free program called IrfanView will automatically compress file size when an image is saved. This will often allow either a larger text size or an overall larger image to be uploaded without splitting into sections.


Why may I save only one image at a time?

As the list continues to grow in membership and more files are posted for transcription and/or translation, we realize that space will become a valuable item. For that reason, we feel it is necessary to limit the number of images posted to one at a time for each member. Once a posted file has been transcribed and/or translated, the member will delete that file prior to adding another. In this manner, we hope to be able to serve a greater number of members successfully as they pursue their heritage. We'd like to thank you, in advance, for your understanding and assistance in reaching that goal.


How can I find out the size of my image is within the limitation to 500,000 bytes allowed by the groups?

If you are uncertain about the size of your scan, you can right-click on the image (before posting to your folder) and then click on "properties". That will provide a box with the size in bytes. Due to space limitations for our list, it is critical we keep these parameters in mind, especially as more members begin posting their files for transcription/translation.

What shall I do, I have another question but I didn't find an answer?

You can contact the group moderator.


Hilfe für Mitglieder - Deutsch

Um Scans in unserer Gruppe speichern zu können, müssen Sie sich zunächst bei Yahoo http://groups.yahoo.com registrieren.

Nachdem Ihre Registrierung freigeschaltet wurde, melden Sie sich bei unserer Gruppe mit Ihrem Benutzernamen (username) und Ihrem Passwort (password) an.

Bevor Sie ein gescanntes Dokument speichern, stellen Sie bitte sicher, dass die Handschrift klar lesbar ist, indem Sie Kontrast / Helligkeit oder andere Einstellungen in Ihrer Bildbearbeitungs-Software benutzen. Eine ganz Reihe von Instruktionen hierfür finden Sie bei Bedarf unter "Simple Rules for Successfully Requesting Assistance".

Sie dürfen jeweils nur 1 Bild (nur JPEG Dateien sind zulässig; bitte benutzen Sie nicht das BMP Dateiformat) von Ihrem Scan (Begrenzung ca. 500,000 Bytes) in Ihrem eigenen Ordner (Sie müssen also vorab einen Ordner erstellen) unter dem Menüpunkt 'Files': http://groups.yahoo.com/group/transcribe/files/ (für unsere Transcribe Gruppe) speichern.

Nachdem die Bearbeitung Ihrer Anfrage durch unsere freiwilligen Helfer vollständig erledigt wurde, denken Sie bitte unbedingt daran, dass Sie die Bilder aus Ihrem Ordner löschen.

Attachments (Anhänge) sind in unserer Gruppe nicht erlaubt.

Fragen und Antworten

Wie speichere ich Dateien und mache sie den Mitgliedern der Gruppe bekannt?

Sobald Sie sich unter Ihrem Benutzernamen und Passwort angemeldet haben, können Sie zu der Seite "Files" gehen. Erstellen Sie einen Ordner auf der "Files"-Seite. Scannen Sie dann Ihre Dokumente in ein Programm wie IrfanView o.ä. ein, damit Sie das Bild zuschneiden und vielleicht auch den Kontrast und die Helligkeit justieren können. Hiermit stellen Sie auch sicher, dass nur der Teil der Seite, den man transkribiert haben möchte, sicht- und lesbar ist.

Nachdem Sie Ihr zugeschnittenes und bearbeitetes Bild auf Ihrem Desktop-PC, oder in einem hierfür bestimmten Dateiverzeichnis auf Ihrem Computer, als JPEG-Datei gespeichert haben (benutzen Sie bitte kein anderes Dateiformat), öffnen Sie Ihren Ordner. Danach klicken Sie auf "Add File", dann auf "Browse". Dies wird den Speicherort Ihres Computers anzeigen, an dem Sie Ihre Dokumente zuvor gespeichert haben. Lokalisieren Sie den speziellen Scan, den Sie suchen; dann öffnen Sie ihn. Hierdurch wird der Dateiname in das obere Feld übertragen. Benennen Sie die Datei so um, wie Sie mögen, dass Sie in der Mailing-Liste erscheint. Klicken Sie dann auf "Upload file" und das Bild wird in Ihrem Ordner gespeichert.

Hieran anschliessend gehen Sie zurück zu dem "Messages"-Teil der Gruppe, um nun eine separate Nachricht an die Gruppe zu schicken, in der Sie Ihre Wünsche bzw. Anforderungen beschreiben. Wir haben die dringende Bitte an Mitglieder, dass Sie sämtliche der Ihnen bekannten Details bekanntgeben, wie zum Beispiel Namen, Daten, Orte und die Art des Ereignisses. Manchmal verfügen auch andere Gruppenmitglieder über besondere Hinweise bezogen auf spezielle Bereiche, in denen sie sich besonders gut auskennen; je mehr Informationen sie erhalten, je effektiver können die Leistungen sein.

Nachdem ein Dokument komplett transkribiert und/oder übersetzt wurde (zuweilen erstreckt sich dieser Prozess über zwei Schritte, wenn z.B. der Bearbeiter der Ansicht ist, dass seine Englischkenntnisse nicht ausreichend sind), ist es ganz wichtig zu Ihrer Datei zurückzukehren und den Scan zu löschen. An diesem Punkt kann dann ein anderer Scan in Ihrem Ordner gespeichert werden. Wir bitten Sie wegen der Speicherbegrenzungen ganz dringend darum, nur einen Scan zur gleichen Zeit zu speichern; je mehr Mitglieder ihre Scans speichern, desto kritischer ist dieser Punkt. Über allem anderen steht unser Wunsch, den bestmöglichen Service zu liefern, damit die Familiensuche in der Vergangenheit erfolgreich vorangehen kann!


Warum sind keine Attachments/Anhänge erlaubt?

Die Möglichkeit der Virenverseuchung ist der Hauptgrund dafür, dass keine Attachments / Anhänge in irgendeiner unserer Listen erlaubt sind. Ein zweiter Grund ist, dass nicht jedes Mitglied auch jedes Dokument sehen möchte. Wir denken, dass die Liste so zum Besten aller Freiwilligen und Mitglieder konfiguriert ist, ohne die Ressourcen, die uns durch Yahoo Groups erlaubt sind, völlig auszuschöpfen.


Warum soll ich eine JPEG Datei anstatt einer BMP, TIFF, WordDoc oder einem anderen Dateiformat benutzen?

Wenn Sie Ihre Scans als JPEG speichern, kann dies die Größe Ihrer Datei drastisch reduzieren. Der Speicherplatz zum Speichern von Dateien unserer Gruppe ist begrenzt. Deshalb ist auch der Speicherplatz für jedes einzelne Mitglied begrenzt, damit auch andere Mitglieder ihre Dateien speichern können.


Ich bin zwar bereit ein gescanntes Dokument hochzuladen, doch mein Scanner lässt mich nicht das JPEG-Format wählen - er will es als BMP speichern. Was kann ich jetzt anderes tun?

Falls Sie kein Grafikprogramm haben, um Ihren Scan zu konvertieren (in einem anderen Format zu speichern), können Sie ein solches kostenfreies Programm IrfanView herunterladen. IrfanView reduziert die Grösse der Datei automatisch, sobald das Bild gespeichert wird. Damit kann dann in vielen Fällen entweder eine umfangreichere Textgrösse oder aber auch in insgesamt grösseres Bild hochgeladen werden, ohne es in verschiedene Teile aufsplitten zu müssen.


Warum darf ich nur ein Bild zur gleichen Zeit speichern?

Da die Liste ständig weiter in ihrer Mitgliederanzahl steigt und immer mehr Dateien für die Transkribierung und/oder Übersetzung gespeichert werden, wird der Speicherplatz ein zunehmend kritischer Punkt. Aus diesem Grund halten wir es für nötig, die Anzahl der Bilder, die zur selben Zeit von jedem Mitglied gespeichert werden darf, zu begrenzen. Nachdem eine gespeicherte Datei transkribiert und/oder übersetzt wurde, löscht das jeweilige Mitglied die vorherige Datei und ersetzt sie durch eine andere. Auf diese Art und Weise hoffen wir, dass wir in der Lage sind, einer grösseren Anzahl von Mitgliedern erfolgreich helfen zu können. Wir danken Ihnen im voraus für Ihr Verständnis und Ihre Hilfe bei der Erreichung dieses Zieles.


Wie kann ich herausfinden, ob die Grösse eines Bildes innerhalb der Begrenzung auf 500.000 Bytes, die die Gruppen erlauben, liegt?

Wenn Sie sich im Unklaren über die Grösse Ihres Scans sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild (bevor Sie es in Ihrem Ordner speichern) und klicken Sie dann auf "Properties / Eigenschaften". Das wird Ihnen ein Feld anzeigen mit der Grösse in Bytes. Wegen der Speicherbegrenzung unserer Gruppe, ist es stets ganz wichtig, dass wir diese Parameter immer im Gedächtnis behalten, besonders wenn immer mehr Mitglieder gleichzeitig ihre Dateien für eine Transkribierung/Übersetzung speichern.


Was soll ich tun, wenn ich eine andere Frage habe, aber hier keine Antwort darauf finden konnte?

Bitte wenden Sie an den Listen-Administrator.


Aide pour membres - Français

Pour sauvegarder vos scans dans notre groupe il est nécessaire d’être enregistré chez http://groups.yahoo.com

Après que l’enregistrement ait été approuvé, choisissez vos pseudonyme et mot de passe.

Avant de poster un scan , soyez sûr que le texte est clair et bien lisible, en utilisant les réglages de contraste / luminosité ou toute autre option de votre logiciel.

Un certain nombre d’instructions concernant ce processus sont sur : Simple Rules for Successfully Requesting Assistance Vous pouvez conserver dans votre dossier, à créer par vous-même, une copie (seul le format JPEG est accepté, n’employez pas le format BMP) de votre scan (limité à env. 500.000 bytes ) sur la page http://groups.yahoo.com/group/transcribe/files/ du Groupe Transcription. Une fois que votre demande est traitée par les volontaires, n’oubliez pas d’effacer les images de votre dossier.

Des fichiers attachés ne sont pas permis pour le groupe.

Questions et réponses

Comment enregistrer des fichiers et les signaler aux membres de notre liste ?

Une fois que vous êtes en ligne avec votre nom et mot de passe, vous pouvez aller à la page des fichiers.

Créez un dossier sur la page fichiers. Ensuite, scannez vos documents dans un programme comme Irfan View pour les finaliser et les corriger pour que la partie à traduire ou transcrire soit bien visible et lisible.

Une fois que vous avez bien votre image au format JPEG (n’employez aucun autre format), ouvrez votre dossier. Une fois celui-ci ouvert, cliquez sur « Ajouter fichier » et « Parcourir » .

Ouvrez la section de votre ordinateur où votre document a été placé.

Localisez le scan que vous cherchez et ouvrez-le. Le nom du fichier apparaîtra en haut.

Renommez le fichier comme vous voulez l’identifier sur la liste des mails.

Après, cliquez sur « Charger file » et l’image sera gardée dans votre dossier.

A ce point, retournez vers la partie de messages de la liste pour poster un message stipulant votre demande.

Nous demandons que les membres mentionnent chaque détail connu à propos de leur demande, comme noms, dates, lieux et type de l’événement. Parfois les autres ont des idées sur des points spécifiques sur lesquels ils sont spécialisés. Plus d’informations, plus d’efficacité.

Une fois qu’un document est complètement transcrit (parfois c’est une opération en deux temps, si le volontaire, lui-même, a besoin de l’aide d’un autre ) et/ou traduit, il est nécessaire de retourner vers votre fichier et de détruire le scan. A ce moment un autre scan pourra être posté dans votre dossier. Nous demandons que l’on ne place qu’un seul scan à la fois pour des raisons de capacité. Plus il y a de membres qui postent des demandes, plus le poids des fichiers devient critique.

Après tout, c’est notre volonté de procurer le service le meilleur possible pour que la généalogie puisse avancer.


Pourquoi les attachements ne sont pas permis?

La possibilité de contamination par virus est la principale raison pour ne pas permettre les attachements sur notre liste. Une deuxième raison est que chaque membre ne regardera pas chaque demande. Nous jugeons que la liste est conçue pour répondre au mieux aux exigences de tous les volontaires et membres, sans surcharger les possibilités, qui nous sont offertes par Yahoo Groups.


Pourquoi je dois utiliser un fichier JPEG au lieu de BMP, TIFF, WordDoc ou autre ?

Sauvegarder vos images en JPEG peut réduire énormément leur dimension.

L’espace pour les fichiers est limité. Pour cette raison, l’espace pour chaque membre est aussi limité pour permettre à d’autres membres de garder leurs fichiers. En agissant ainsi, nous pouvons garantir que tous les membres pourront ouvrir tous les fichiers.

Une image, comme JPEG sera sélectionnée plus rapidement que n’importe quel autre type.


Je suis prêt à charger le document scanné mais mon scanner ne me permet pas de choisir le format JPEG, mais continue à enregistrer comme BMP? Que puis-je faire?

Si vous n’avez pas un programme graphique pour enregistrer votre scan sous un autre format, vous pouvez charger le programme appelé IrfanView compressera automatiquement le fichier du moment où l’image est enregistré.

Ceci permettra souvent d’obtenir une plus grande dimension du texte ou une image plus grande qui pourra être chargée sans être divisée.


Pourquoi est-ce que je ne peux enregistrer qu’une image à la fois?

Comme la liste grandit en nombre de membres et comme plus de fichiers sont postés pour traduction, nous réalisons que l’espace deviendra précieux. Pour cette raison, nous jugeons nécessaire de limiter le nombre d’images à poster pour chacun des membres.

Du moment qu’un de ces dossiers a été traduit ou copié, le membre l’enlève de son dossier avant d’en ajouter un autre. De cette manière nous espérons être capable d’aider un plus grand nombre de membres dans la recherche de leurs ancêtres.

Nous tenons à vous remercier d’avance pour votre compréhension et votre aide pour arriver à ce but.


Comment puis-je savoir si le format de mon image est en dessous de la limite des 500.000 bytes, permis par le groupe?

Si vous n’êtes pas sur du format de votre scan, vous cliquez du bouton droit sur l’image (avant de la poster) puis, cliquez sur « Propriétés ». Cette action vous montrera la taille en bytes.

Pour des raisons d’espace de la liste, nous devons tenir compte de ces indications, spécialement quand plus de membres postent leurs demandes de traductions ou de copies.


Que dois-je faire si j’ai une autre question à laquelle je ne trouve pas de réponse?

Contactez sous l'administrateur du groupe.



Transcribe Group Copyright © 2008-   All rights reserved.